Quy trình lập và cấp mã cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hiện nay đang được quy định tại điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hoá đơn điện tử như sau:
1. Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
a) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn thì sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để thực hiện:
+ Bước 1: Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
+ Bước 2: Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
Lưu ý: Đối tượng nêu tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP là những trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
Cụ thể như sau:
Điều 14. Cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
1. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:
a) Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.
b) Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.
b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện:
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
2. Cấp mã hóa đơn
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
a) Hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo:
- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định123/2020/NĐ-CP.
b) Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Theo Quyết định số 2799/ QĐ-CT ngày 6/8/2025 của Cục Thuế về việc ban hành Quy trình quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thì việc Tiếp nhận và cấp mã của CQT cho HĐĐT có mã như sau:
Bước 1. Đối chiếu thông tin HĐĐT.
Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng thông tin HĐĐT-CTĐT tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ NNT (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 21 Quy trình này), Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:
- Mã số thuế phải có trạng thái đang hoạt động (trạng thái 00, 02).
- Các chỉ tiêu trên hóa đơn đúng chuẩn dữ liệu.
- Chữ ký số của NNT theo đúng quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ, và phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Loại hóa đơn phù hợp với thông tin NNT đã đăng ký trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Số hóa đơn là duy nhất trong một ký hiệu hóa đơn của NNT.
- NNT không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐĐT.
- HĐĐT có thời điểm lập phù hợp với hình thức áp dụng HĐĐT theo đăng ký sử dụng của NNT hoặc các thông báo của CQT đã gửi NNT.
- Trường hợp NNT gửi HĐĐT qua tổ chức truyền nhận, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với tổ chức truyền nhận theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.
- Trường hợp NNT ủy nhiệm lập hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thêm các thông tin đối với hóa đơn ủy nhiệm theo hướng dẫn tại điểm b khoản 2 Điều 6 Quy trình.
- Trường hợp hóa đơn tích hợp, hệ thống kiểm tra trạng thái hoạt động bên thu, loại HĐ tích hợp, ký hiệu mẫu số HĐ tích hợp, ký hiệu HĐ tích hợp phù hợp với thông tin đã đăng ký.
- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn thay thế thì tình trạng hóa đơn bị thay thế phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, chưa bị điều chỉnh và không phải là hóa đơn điều chỉnh. Khi NNT đề nghị cấp mã một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn thay thế với các thông tin hoá đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Trường hợp hóa đơn đề nghị cấp mã là hóa đơn điều chỉnh thì tình trạng hóa đơn bị điều chỉnh phải đảm bảo: chưa bị hủy, chưa bị thay thế, không phải là hóa đơn điều chỉnh và không phải là hóa đơn thay thế. Khi NNT đề nghị cấp mã một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động đối chiếu thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên hóa đơn điều chỉnh với các thông tin hóa đơn lập sai trên bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 2. Cấp mã cho HĐĐT.
Trường hợp HĐĐT đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT-CTĐT thực hiện cấp mã hóa đơn, ký số nhân danh Cục Thuế và gửi cho NNT chậm nhất trong thời gian 05 phút kể từ thời điểm nhận được HĐĐT đề nghị cấp mã theo phương thức quy định tại khoản 3 Điều 6 Quy trình.
Trường hợp HĐĐT không đảm bảo thông tin theo quy định tại Bước 1 Điều này, Hệ thống HĐĐT-CTĐT tự động tạo thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu HĐĐT (Mẫu số 01/TB-KTDL tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), ký nhân danh Cục Thuế và gửi NNT theo quy định tại điểm b khoản 4 Điều 6 Quy trình này.
3. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trên đây là quy định về Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo điều 17 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Còn để các bạn dễ hình dung hơn về Quy trình lập và cấp mã cho hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế thì công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng xin được chia sẻ với các bạn nội dung như sau:
|
Quy trình xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
.png "Quy trình xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế") |
Bước 1: Lập hóa đơn điện tử
DN truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị để thực hiện
(Đối với các Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ thì truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn (Website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/) => Đăng nhập tài khoản => Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ)
Bước 2: Ký số (Ký điện tử):
Người bán ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Bước 3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã
+ Nếu hóa đơn đủ điều kiện cấp mã: CQT sẽ cấp mã cho hóa đơn đó và phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tự động cập nhật mã của CQT lên hóa đơn (Trạng thái hóa đơn "Đã cấp mã")
+ Nếu hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã: CQT trả về kết quả hóa đơn không đủ điều kiện cấp mã (Trạng thái "Từ chối cấp mã") => Các bạn cần nhấn vào thông báo để xem chi tiết lý do CQT từ chối và cách xử lý đã được ghi sẵn trong thông báo
=> Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi.
Bước 4: Gửi cho người mua
Doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
=> Thời điểm gửi hóa đơn điện tử cho người mua: Gửi hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đến người mua ngay sau khi nhận được hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo quy định tại Điều 21 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
(Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử thuộc loại có mã của cơ quan thuế thì sau khi hóa đơn được CQT cấp mã thì lúc đó hóa đơn mới có giá trị => thì lúc đó người bán mới gửi HĐĐT cho người mua) |
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm: