Hiện nay, việc kê khai hóa đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP như sau:
5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
Trong đó: điểm b khoản 1 Điều này là:
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
..........
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Vậy là: Theo nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:
Đối với hóa đơn thay thế thì cả bên bán và bên mua đều kê khai hóa đơn thay thế vào kỳ phát sinh hóa đơn bị thay thế
==================
Trước khi hướng dẫn các bạn cách kê khai hóa đơn thay thế thì Kế Toán Thiên Ưng sẽ làm chia sẻ thêm thông tin để các bạn hiểu rõ về:
Thế nào là hóa đơn thay thế? Thế nào là hóa đơn bị thay thế?
Ví dụ:
+ Ngày 30/06/2026, Bán hàng và đã lập hóa đơn điện tử số 1000
+ Đến ngày 10/07/2026, Phát hiện ra hóa đơn điện tử số 1000 lập ngày 30/06/2026 có sai sót
=> Hai bên thống nhất xử lý hóa đơn có sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn thay thế
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1095 vào ngày 10/07/2026 (Đây là hóa đơn để thay thế cho hóa đơn có sai sót số 1000)
=> Sau khi xuất xong hóa đơn thay thế số 1095 thì trên phần mềm lập hóa đơn điện tử và trên hệ thống https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ của Cục thuế: hóa đơn có sai sót số 1000 lập ngày 30/06/2026 sẽ trở thành hóa đơn bị thay thế (Cụ thể là hóa đơn điện tử số 1000 bị thay thế bởi hóa đơn điện tử số 1095)
+ Lúc này hóa đơn có thông tin đúng là hóa đơn thay thế số 1095
+ Còn hóa đơn bị thay thế số 1000 hết giá trị (Vì hóa đơn này đã bị thay thế bởi hóa đơn số 1095 rồi)
Thế nào là cùng kỳ? Thế nào là khác kỳ?
Kỳ ở đây là kỳ kê khai thuế GTGT: Thuế GTGT là loại thuế có kỳ kê khai theo tháng hoặc theo quý
(Kỳ kê khai thuế GTGT theo tháng hoặc kỳ kê khai thuế GTGT theo quý)
Cùng hay khác: được xác định dựa trên thời điểm (ngày tháng) lập hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế
Hóa đơn thay thế có thể được lập cùng kỳ với hóa đơn bị thay thế
hoặc Hóa đơn thay thế có thể được lập khác kỳ với hóa đơn bị thay thế
Ví dụ 1: Hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) cùng kỳ với hóa đơn thay thế
Công ty Kế Toán Thiên Ưng có kỳ kê khai thuế GTGT theo quý
+ Ngày 20/07/2026, Bán hàng và lập hóa đơn số 1920
+ Đến ngày 15/08/2026, Phát hiện ra hóa đơn số 1920 lập ngày 20/07/2026 có sai sót => Nên đã lập hóa đơn thay thế số 1935 ngày 15/08/2026 để xử lý sai sót đó theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Chúng ta thấy rằng: Đối với Công ty Kế Toán Thiên Ưng thì:
+ Hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) số 1920 được lập vào ngày 20/07/2026: Tức là thuộc kỳ qúy 3/2026
+ Và hóa đơn thay thế số 1935 được lập vào ngày 15/08/2026: Tức là cũng được lập vào kỳ quý 3/2026
=> Hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) số 1920 và hóa đơn thay thế số 1935 đang được lập trong cùng 1 kỳ là kỳ quý 3/2026
Ví dụ 2: Hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) khác kỳ với hóa đơn thay thế
Công ty Bảo Minh có kỳ kê khai thuế GTGT theo tháng
+ Ngày 25/06/2026, Bán hàng và lập hóa đơn số 800
+ Đến ngày 03/07/2026, Phát hiện ra hóa đơn số 800 lập ngày 25/06/2026 có sai sót => Nên đã lập hóa đơn thay thế số 862 ngày 03/07/2026 để xử lý sai sót theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Chúng ta thấy rằng: Đối với Công ty Bảo Minh thì:
|
Hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) số 800 |
đang khác kỳ với |
Hóa đơn thay thế số 862 |
|
được lập vào ngày 25/06/2026 |
|
được lập vào ngày 03/07/2026 |
|
Tức là thuộc kỳ tháng 6/2026 |
KHÁC |
Tức là thuộc kỳ tháng 7/2026 |
Do cách kê khai của hóa đơn thay thế cùng kỳ và hóa đơn thay thế khác kỳ không giống nhau
=> Nên trước khi tiến hành kê khai hóa đơn thay thế thì các bạn phải phân biệt rõ như vậy để thực hiện kê khai đúng quy định
Dưới đây, Công ty Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách kê khai hóa đơn thay thế theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP trong từng trường hợp cụ thể:
1. Cách kê khai hóa đơn thay thế cùng kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
Nếu hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế phát sinh cùng 1 kỳ thì:
+ Chỉ dùng hóa đơn thay thế để kê khai thuế GTGT
+ Không dùng hóa đơn bị thay thế để kê khai thuế (Vì sau khi lập hóa đơn thay thế thì hóa đơn bị thay thế này đã hết giá trị và thông tin đúng đang có ở hóa đơn bị thay thế)
Ví dụ 1: Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Bảo An:
+ Công ty Kế Toán Thiên Ưng có kỳ kê khai thuế GTGT là kỳ theo quý
+ Công ty Bảo An có kỳ kê khai thuế GTGT là theo tháng
Có phát sinh hóa đơn như sau:
+ Ngày 10/06/2026: Bán hàng và lập hóa đơn số 1350
+ Đến ngày 15/06/2026: Bên mua phát hiện ra hóa đơn số 1350 có sai sót
=> Hai bên thống nhất xử lý hóa đơn có sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn thay thế
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1420 vào ngày 15/06/2026
Kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn thay thế như sau:
Đối với bên bán
(Công ty Kế Toán Thiên Ưng) |
Đối với bên mua
(Công ty Bảo An) |
|
Vì Công ty Thiên Ưng có kỳ kê khai thuế GTGT là theo quý mà hóa đơn thay thế số 1420 đang được lập cùng kỳ với hóa đơn bị thay thế số 1350 (cùng phát sinh (được lập) vào kỳ quý 2/2026)
|
Vì Công ty Bảo An có kỳ kê khai thuế GTGT là theo tháng mà hóa đơn thay thế số 1420 đang được lập cùng kỳ với hóa đơn bị thay thế số 1350 (cùng phát sinh (được lập) vào kỳ tháng 6/2026)
|
|
Nên Công ty Thiên Ưng sẽ:
+ Dùng hóa đơn thay thế số 1420 để kê khai thuế GTGT vào kỳ quý 2/2026
+ Mà không dùng hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) số 1350 để kê khai thuế
|
Nên Công ty Bảo An sẽ:
+ Dùng hóa đơn thay thế số 1420 để kê khai thuế GTGT vào kỳ tháng 6/2026
+ Mà không dùng hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) số 1350 để kê khai thuế
|
Ví dụ 2: Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Đại Phát:
+ Công ty Kế Toán Thiên Ưng có kỳ kê khai thuế GTGT là kỳ theo quý
+ Công ty Đại Phát cũng có kỳ kê khai thuế GTGT là theo quý
Có phát sinh hóa đơn như sau:
+ Ngày 20/07/2026: Bán hàng và đã lập hóa đơn số 1680 (Đây là hóa đơn gốc - gọi là F0)
+ Đến ngày 31/07/2026: Bên mua phát hiện ra hóa đơn số 1680 có sai sót
=> Hai bên thống nhất xử lý hóa đơn có sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn thay thế
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1722 vào ngày 31/07/2026 (Đây là hóa đơn thay thế lần 1 - gọi là F1)
+ Đến ngày 15/08/2026: Lại tiếp tục phát hiện ra hóa đơn thay thế lần 1 số 1722 có sai sót
=> Vì hóa đơn F0 số 1680 đã được xử lý sai sót bằng hình thức lập hóa đơn thay thế nên khi hóa đơn F1 số 1722 bị sai thì sẽ phải xử lý tiếp bằng hình thức lập hóa đơn thay thế
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 1950 vào ngày 15/08/2026 (Đây là hóa đơn thay thế lần 2 - gọi là F2)
Lưu ý: Sau khi xuất xong hóa đơn thay thế F2 số 1950 thì: Hóa đơn F1 số 1722 trở thành hóa đơn bị thay thế (Cụ thể là hóa đơn số 1722 bị thay thế bởi hóa đơn số 1950)=> Hóa đơn F1 số 1722 này cũng hết giá trị giống hóa đơn gốc số1680
Kê khai thuế GTGT:
Đối với bên bán
(Công ty Kế Toán Thiên Ưng) |
Đối với bên mua
(Công ty Đại Phát) |
|
Vì có kỳ kê khai thuế GTGT là theo quý mà hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế đều phát sinh (đều được lập) vào cùng kỳ quý 3/2026
|
Vì có kỳ kê khai thuế GTGT là theo quý mà hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế đều phát sinh (đều được lập) vào cùng kỳ quý 3/2026
|
|
Nên Công ty Thiên Ưng sẽ:
+ Dùng hóa đơn thay thế cuối cùng số 1950 để kê khai thuế GTGT vào kỳ quý 3/2026
+ Mà không dùng hóa đơn bị thay thế số 1680 và số 1722 để kê khai thuế
|
Nên Công ty Đại Phát sẽ:
+ Dùng hóa đơn thay thế cuối cùng số 1950 để kê khai thuế GTGT vào kỳ quý 3/2026
+ Mà không dùng hóa đơn bị thay thế số 1680 và số 1722 để kê khai thuế
|
Lưu ý: Nếu trong cùng 1 kỳ kê khai mà 1 hóa đơn bị thay thế nhiều lần thì sẽ sử dụng hóa đơn thay thế lần cuối cùng để kê khai thuế
2. Cách kê khai hóa đơn thay thế khác kỳ kê khai với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
* Trường hợp 1: Đối với các lỗi sai trên hóa đơn mà liên quan đến tờ khai thuế GTGT:
Những thông tin nào hóa đơn sẽ được sử dụng để kê khai lên tờ khai thuế GTGT?
Đó là những thông tin sau:
* Đối với bên bán: Hóa đơn đầu ra liên quan đến tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT như sau:
+ Thông tin về số tiền tại các dòng chỉ tiêu:
+/ Dòng "Cộng tiền hàng", "Tiền thuế GTGT" trên hóa đơn sẽ liên quan đến chỉ tiêu doanh thu (cột giá trị HH-DV)
+/ Dòng "Tiền thuế GTGT" trên hóa đơn sẽ liên quan đến các chỉ tiêu tiền thuế GTGT trên tờ khai thuế GTGT
(Liên quan đến các chỉ tiêu từ 26 đến 36 trên tờ khai thuế 01/GTGT tùy theo mức thuế suất thuế GTGT)
+ Thông tin về thuế suất thuế GTGT: liên quan đến việc doanh thu tại dòng "Cộng tiền hàng" trên hóa đơn đó sẽ kê khai vào chỉ tiêu nào trong các chỉ tiêu từ 26 đến 36 trên tờ khai thuế 01/GTGT, hay sẽ kê khai lên phụ lục giảm thuế GTGT (nếu hàng hóa dịch vụ bán ra đó được giảm thuế GTGT)
* Đối với bên mua:
+ Hóa đơn đầu vào sẽ liên quan đến chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
Thông tin về số tiền tại các dòng chỉ tiêu "Cộng tiền hàng", "Tiền thuế GTGT" trên hóa đơn sẽ dùng để kê khai lên các chỉ tiêu 23, 24, 25 trên tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
+ Thông tin về thuế suất trên hóa đơn đầu vào: cũng sẽ liên quan đến việc kê khai lên phụ lục giảm thuế GTGT (nếu hàng hóa dịch vụ mua vào đó được giảm thuế GTGT)
=> Đối với các lỗi sai trên hóa đơn liên quan đến tờ khai thuế GTGT như trên mà hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót) phát sinh khác kỳ thì: phải kê khai điều chỉnh, bổ sung hóa đơn thay thế vào kỳ tính thuế có sai sót
Tình huống hướng dẫn cách kê khai hóa đơn thay thế phát sinh (được lập) khác kỳ với hóa đơn thay thế:
Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán hàng cho công ty Bảo An:
+ Công ty Kế Toán Thiên Ưng có kỳ kê khai thuế GTGT là kỳ theo quý
+ Công ty Bảo An có kỳ kê khai thuế GTGT là theo tháng
Có phát sinh hóa đơn và kê khai thuế GTGT như sau:
Ngày 20/06/2026, Công ty Thiên Ưng ký hợp đồng mua bán số 02/2026/HĐKT-TU-BA với công ty Bảo An như sau:
+ Tên hàng hóa: Tivi LED Samsung UA65J4100 32 inch
+ Đơn giá đã VAT 8%: 10.800.000đ
+ Ngày giao hàng: 20/06/2026
Khi bàn giao hàng, Công ty Thiên Ưng đã xuất hóa đơn điện tử số 2580 như sau:
.png "Hóa đơn gốc bị sai đơn giá")
+ Ngày 10/07/2026: Công ty Bảo An đã làm và nộp tờ kê khai thuế GTGT của kỳ tháng 6/2026 về CQT (đã kê khai hóa đơn đầu vào số 2580 vào tờ khai thuế GTGT này)
+ Ngày15/07/2026: Công ty Kế Toán Thiên Ưng đã làm và nộp tờ kê khai thuế GTGT của kỳ quý 2/2026 về CQT (đã kê khai hóa đơn đầu ra số 2580 vào tờ khai thuế GTGT này)
+ Đến ngày 22/07/2026: Phát hiện ra hóa đơn số 2580 có sai sót về đơn giá (Đơn giá ghi trên hóa đơn GTGT là đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT = 10.800.000/(1+ 8%) = 10.000.000đ/chiếc
=> Việc ghi sai về đơn giá này dẫn đến sai cả về Thành tiền, Cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng thanh toán
=> Hai bên đã lập biên bản xác nhận sai sót và thống nhất xử lý hóa đơn có sai sót này bằng hình thức lập hóa đơn thay thế
=> Bên bán đã xuất hóa đơn thay thế số 2796 vào ngày 22/07/2026 theo đúng với đơn giá đã thỏa thuận trên hợp đồng như sau:
Lưu ý: Sau khi hóa đơn thay thế số 2796 được lập, cấp mã cơ quan thuế xong thì hóa đơn có sai sót số 2580 sẽ trở thành hóa đơn bị thay thế (trên hóa đơn số 2580 sẽ xuất hiện dòng chữ "hóa đơn bị thay thế")
Xác định tình huống và Kê khai thuế GTGT:
Đối với bên bán
(Công ty Kế Toán Thiên Ưng) |
Đối với bên mua
(Công ty Bảo An) |
|
+ Hóa đơn bị thay thế số 2580 phát sinh (được lập) vào ngày 20/06/2026: tức là thuộc vào kỳ quý 2/2026
+ Còn hóa đơn thay thế số 2796 phát sinh (được lập) vào ngày 22/07/2026: tức là thuộc vào kỳ quý 3/2026
=> Hóa đơn thay thế đang phát sinh (được lập) khác kỳ với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
|
+ Hóa đơn bị thay thế số 2580 phát sinh (được lập) vào ngày 20/06/2026: tức là thuộc vào kỳ tháng 6/2026
+ Còn hóa đơn thay thế số 2796 phát sinh (được lập) vào ngày 22/07/2026: tức là thuộc vào kỳ tháng 7/2026
=> Hóa đơn thay thế đang phát sinh (được lập) khác kỳ với hóa đơn bị thay thế (hóa đơn có sai sót)
|
|
=> Vì hóa đơn bị thay thế số 2580 đang có doanh thu (10.800.000đ) và tiền thuế GTGT đầu ra (864.000đ) cao hơn so với giá trị và tiền thuế của hàng bán nên đã làm cho tờ khai thuế GTGT của quý 2/2026 nộp ngày 15/07/2026 bị sai sót (đang kê khai sai theo hóa đơn sai)
Nên Công ty Thiên Ưng sẽ sử dụng hóa đơn thay thế số 2796 để kê khai điều chỉnh bổ sung vào kỳ quý 2/2026 (kỳ có sai sót)
Để điều chỉnh giảm phần chênh lệch giữa hóa đơn thay thế số 2796 và hóa đơn bị thay thế số 2580 :
+ Giảm doanh thu 800.000đ tại chỉ tiêu 32
+ Giảm tiền thuế GTGT đầu là 64.000đ tại chỉ tiêu 33
|
=> Vì hóa đơn bị thay thế số 2580 đang có giá trị (10.800.000đ) và tiền thuế GTGT đầu vào (864.000đ) cao hơn so với giá trị và tiền thuế của hàng mua thực tế nên đã làm cho tờ khai thuế GTGT của tháng 6/2026 nộp ngày 10/07/2026 bị sai sót (đang kê khai sai theo hóa đơn sai)
Nên Công ty Bảo An sẽ sử dụng hóa đơn thay thế số 2796 để kê khai điều chỉnh bổ sung vào kỳ tháng 6/2026 (kỳ có sai sót)
Để điều chỉnh giảm phần chênh lệch giữa hóa đơn thay thế số 2796 và hóa đơn bị thay thế số 2580 :
+ Giảm giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào là 800.000đ tại chỉ tiêu 23
+ Giảm tiền thuế GTGT đầu vào là 64.000đ tại chỉ tiêu 24 và 25
|
Lưu ý:
+ Vì hàng hóa bán ra được giảm thuế GTGT còn 8% nên sẽ liên quan đến phụ lục giảm thuế GTGT => Sẽ phải điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa dịch vụ bán ra trong kỳ trên phụ lục giảm thuế GTGT
+ Không được sử dụng hóa đơn thay thế số 2796 ngày 22/07/2026 để kê khai vào kỳ quý 3/2026 (kỳ phát sinh hóa đơn thay thế) |
Lưu ý:
+ Vì hàng hóa mua vào được giảm thuế GTGT còn 8% nên sẽ liên quan đến phụ lục giảm thuế GTGT => Sẽ phải điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào trong kỳ trên phụ lục giảm thuế GTGT |
|
|
Chi tiết về cách kê khai điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT thì các bạn xem tại đây: Cách kê khai điều chỉnh bổ sung tờ khai thuế GTGT có sai sót
* Trường hợp 2: Đối với các lỗi sai trên hóa đơn mà không liên quan đến tờ khai thuế GTGT:
Đối với các sai sót trên hóa đơn mà không liên quan đến số tiền trên hóa đơn như: Sai mã số thuế, ngày tháng, sai tên hàng hóa dịch vụ, sai đơn vị tính, sai số tiền viết bằng chữ…
thì không phải kê khai điều chỉnh bổ sung
Vì các sai sót trên không làm thay đổi doanh thu và tiền thuế => Doanh thu và tiền thuế trên hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế trong trường hợp này là giống nhau => Không thay đổi giá trị của tờ khai
=> Doanh nghiệp chỉ cần kê khai 1 lần doanh thu và tiền thuế đầu ra theo số đúng (số đúng này đang có trên cả hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế) vào kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật thuế GTGT
Ví dụ: Hóa đơn hóa đơn gốc lập sai số 1286 phát sinh vào quý 2/2026, Có thông tin:
+ Cộng tiền hàng là 30.000.000
+ Tiền thuế GTGT 10% là 3.000.000
=> Đến quý 3/2026, mới phát hiện ra hóa đơn số 1286 bị sai tên hàng hóa (các chỉ tiêu còn lại đều đúng)
=> Bên bán đã lập hóa đơn mới thay thế số 1429:
Cũng có thông tin:
+ Cộng tiền hàng là 30.000.000
+ Tiền thuế GTGT 10% là 3.000.000
=> 2 hóa đơn này chỉ khác nhau về tên hàng hóa, không có sự chênh lệch về doanh thu/giá trị hàng hóa và tiền thuế GTGT nên chỉ cần kê khai 1 lần số tiền doanh thu/giá trị hàng hóa 30 triệu, tiền thuế GTGT 3 triệu vào kỳ quý 2/2026 là được
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm: