Hướng dẫn cách lập hoá đơn thay thế cho hoá đơn có sai sót theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026
1. Hoá đơn thay thế áp dụng trong những trường hợp nào?
Theo điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn về hoá đơn điện tử thì hoá đơn thay thế chỉ sử dụng trong trường hợp Xử lý hoá đơn sai sót thôi
Điều 10. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai:
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”;
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai:
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
c) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, trừ trường hợp quy định tại điểm c.2 khoản 5 Điều này;
Các trường hợp còn lại như: chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại... đều dùng hoá đơn điều chỉnh mà sẽ không dùng hoá đơn thay thế
2. Cách lập hoá đơn thay thế theo Thông tư 91/2026
Trước ngày 01/07/2026: Việc lập hoá đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Còn từ ngày 01/07/2026 trở đi: kể từ khi Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có hiệu lực
thì cách lập hoá đơn thay thế được thực hiện theo quy định tại điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC như sau:
Bước 1: Lập biên bản thoả thuận
Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn thì phải lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
+/ Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai
+/ Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
=> Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
(Lưu ý: Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp như: Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác)
Để tải về thì các bạn xem tại đây: Mẫu biên bản thoả thuận thay thế hoá đơn theo Thông tư 91/2026
Bước 2: Bên bán lập hoá đơn thay thế
+ Ngày lập hoá đơn thay thế: ghi ngày hiện tại (ngày thực hiện lập hoá đơn thay thế/ngày lập biên bản thoả thuận thay thế hoá đơn điện tử có sai sót)
+ Nội dung trên hoá đơn thay thế: Phải ghi đầy đủ tất cả các nội dung bắt buộc trên hoá đơn
Đây là hoá đơn mới để thay thế hoá đơn cũ có sai sót nên: ghi tất cả các nội dung trên hoá đơn theo đúng như 2 bên đã thoả thuận
|
Hoá đơn bị sai sót |
Hoá đơn thay thế |
|
Các chỉ tiêu đã ghi đúng |
Ghi lại đầy đủ các chỉ tiêu đã ghi đúng |
|
Các chỉ tiêu đã ghi sai |
Ghi theo nội dung đúng |
+ Trên hoá đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
(ghi thông tin của hoá đơn bị sai sót, cần thay thế)
Bước 3: Bên bán ký => gửi hoá đơn cho người mua
+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn thay thế sau đó người bán gửi cho người mua
+ Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn thay thế rồi gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới => Rồi gửi cho người mua
Dưới đây, công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng sẽ đưa ra 1 tình huống cụ thể để hướng dẫn các bạn cách lập hoá đơn thay thế theo Thông tư 91/2026:
- Ngày 30/07/2026, Công ty Thiên Ưng ký hợp đồng kinh tế số 05/2026/HĐKT-TU-HL với công ty Hoàng Long như sau:
+ Tên hàng hóa: Tủ lạnh Samsung Inverter RT22
+ Đơn giá chưa VAT 8%: 5.500.000đ/chiếc
+ Số lượng: 4 chiếc
+ Ngày giao hàng: 01/08/2026
Khi bàn giao hàng, Công ty Thiên Ưng đã xuất và gửi hóa đơn số 2580 cho công ty Quốc Khánh như sau:
Đến ngày 05/08/2026, công ty Hoàng Long phát hiện ra hóa đơn số 2580 bị sai tên hàng hóa:
+ Tên hàng hóa đã ghi sai trên hóa đơn số 2580 là: Tủ Lạnh Samsung Inverter RT20
+ Tên hàng hóa đúng theo hợp đồng mua bán số 10/2026/HĐKT-TU-QK và thực tế giao hàng cho công ty Quốc Khánh là: Tủ lạnh Samsung Inverter RT22
=> Khi đưa sai thông tin về tên của hàng hóa đã làm cho các chỉ tiêu khác như đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán bị sai theo (Do phần mềm lập hóa đơn điện tử tự lấy thông tin về đơn giá theo mã hàng hóa khi lập hóa đơn)
Xác định:
Vì hóa đơn viết sai số 2580: đã cấp mã của cơ quan thuế
Và lỗi sai của hóa đơn là: sai tên hàng hoá dịch vụ và sai cả đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán
Nên phải thực hiện xử lý hóa đơn viết sai số 2580 theo quy định tại điểm b, khoản 1, điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC là bằng 1 trong 2 cách: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn mới thay thế.
=> Hai bên thỏa thuận và thống nhất xử lý hóa đơn viết sai số 2580 bằng hình thức lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai
=> Bên bán sẽ lập hoá đơn thay thế vào ngày: 05/08/2026
Khi lập hóa đơn thay thế bên bán cần thực hiện:
+ Ngày lập hóa đơn Thay thế: ghi ngày 05/08/2026 (ngày mà 2 bên đã thoả thuận xử lý hoá đơn điện tử có sai sót)
+ Các chỉ tiêu nội dung trên hóa đơn thay thế: ghi theo thông tin đúng như đã thoả thuận trong hợp đồng kinh tế
+ Trên hóa đơn điện tử thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số ........ ký hiệu ............. số ................ ngày ......... tháng …...... năm ..........”.
Cụ thể thực hiện:
Bước 1: Lập biên bản thoả thuận
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------------------
BIÊN BẢN THỎA THUẬN LẬP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MỚI
THAY THẾ CHO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ SAI SÓT
(Số: 01/2026/BBTTHĐ-TU-HL)
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 10/2026/HĐKT-TU-QK ký ngày 30/06/2026
Căn cứ vào Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
Hôm nay, ngày 05 tháng 08 năm 2026 hai bên chúng tôi gồm có:
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Mã số thuế: 0108892073
Địa chỉ: Số 16, Ngõ 247 Định Công Thượng, Định Công, Tp. Hà Nội.
Đại diện: Bà Nguyễn Thị Thanh Huyền Chức vụ: Giám đốc
Đơn vị mua hàng: CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ HOÀNG LONG
Mã số thuế: 0106352316
Địa chỉ: 173 đường Xuân Thuỷ, Phường Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Khởi Chức vụ: Giám đốc
Hai bên thống nhất lập hóa đơn thay thế cho hoá đơn số 2580 ký hiệu 1C26TTU ngày 01/08/2026, đã được cấp mã cơ quan thuế
Lý do thay thế: Hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa dẫn đến sai cả về đơn giá, thành tiền, tiền thuế và tổng thanh toán
Cụ thể như sau:
1. Nội dung đã ghi sai: tại hóa đơn Mẫu số 1 ký hiệu C26TTU số 2580 ngày 01/08/2026
|
Tên hàng hoá dịch vụ |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Tiền thuế |
Tổng thanh toán |
|
Tủ Lạnh Samsung Inverter RT20 |
04 |
5.100.000 |
20.400.000 |
1.632.000 |
22.032.000 |
2. Nội dung đúng theo thỏa thuận trên hợp đồng kinh tế số 10/2026/HĐKT-TU-QK:
|
Tên hàng hoá dịch vụ |
Số lượng |
Đơn giá |
Thành tiền |
Tiền thuế |
Tổng thanh toán |
|
Tủ lạnh Samsung Inverter RT22 |
04 |
5.500.000 |
22.000.000 |
1.760.000 |
23.760.000 |
3. Hai bên thống nhất như sau:
Bên bán sẽ xuất hóa đơn mới vào ngày 05/08/2026 để thay thế cho hóa đơn sai sót số 2580 ngày 01/08/2026
Số tiền tổng thanh toán chênh lệch giữa 2 hóa đơn sẽ được bù trừ vào công nợ phải thu, phải trả của 2 bên
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký điện tử/ ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) |
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký điện tử/ ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) |
|
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót => Rồi ký phát hành để gửi cho CQT cấp mã => Rồi gửi hóa đơn thay thế cho người mua như sau:
.png "Mẫu hoá đơn thay thế theo Thông tư 91/2026")
===================
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm bài viết: