CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG dạy học kế toán thực hành thực tế

Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai mã số thuế, đơn giá, số lượng, đơn vị tính, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán... mới nhất năm 2026 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
 

Căn cứ pháp lý hướng dẫn xử lý hóa đơn khi có sai sót:

Dưới đây, Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn có mã của cơ quan thuế khi có sai sót

Còn cách xử lý hóa đơn không có mã của cơ quan thuế khi có sai sót thì các bạn lòng xem chi tiết tại đây: 

Xử lý hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bị sai sót
 

1. Hóa đơn điện tử chỉ bị sai tên, địa chỉ của người mua:

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì thực hiện xử lý như sau:

+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.

+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
 

 
Lưu ý: đây là trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai

Còn đặt trong trường hợp hóa đơn bị sai về tên, địa chỉ của người mua và sai cả mã số thuế hoặc ngoài việc sai tên địa chỉ của người mua thì các nội dung khác cũng sai thì người bán phải dùng hóa đơn điều chỉnh hoặc hoặc hóa đơn thay thế để xử lý (Chi tiết thực hiện như mục 2 nhỏ dưới đây)
 

2. Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Khi điều chỉnh thì:

+ Điều chỉnh tăng: ghi dấu dương
+ Điều chỉnh giảm: ghi dấu âm

=> Các sai sót về giá trị như: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán

+ Nếu sai cao hơn => Phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Ví dụ: đơn giá đúng là: 10.000.000. Nhưng ghi sai thành 11.000.000
 => Cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm:
Khi lập hóa đơn tại cột đơn giá sẽ ghi phần chênh lệch là: -1.000.000
(Điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm: 10.000.000 – 11.000.000 = -1.000.000)

+ Nếu sai thấp hơn => Phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng

Ví dụ: Đơn giá đúng là: 5.400.000 Nhưng ghi sai thành 4.500.000
 => Cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng:
Khi lập hóa đơn tại cột đơn giá sẽ ghi phần chênh lệch là: 900.000
 (Điều chỉnh tăng ghi dấu dương: 5.400.000 - 4.500.000 = 900.000)
 

Lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn: Nếu sai 1 chỉ tiêu nào đó mà dẫn đến sai các chỉ tiêu khác thì thực hiện điều chỉnh cả những chỉ tiêu bị sai liên đới đó

Ví dụ: Sai thuế suất thuế GTGT dẫn tới sai cả tiền thuế GTGT và tổng thanh toán thì khi điều chỉnh hóa đơn sẽ thực hiện điều chỉnh cả thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán

=> Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.

Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

=> Sau khi lập hóa đơn thay thế xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.
 

Lưu ý: Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
 

+ Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;

+ Đối với trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

Dưới đây, Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng sẽ đưa ra 1 tình huống cụ thể để hướng dẫn các bạn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo quy định mới tại nhất năm 2026 Nghị định 70/2025/NĐ-CP và thông tư 32/2025/TT-BTC:

Ngày 10/03/2026, Công ty Kế Toán Thiên Ưng bán Laptop cho công ty Đại Phát, thỏa thuận như sau:

+ Tên hàng hóa: Laptop Lenovo LOQ 15IAX9
+ Số lượng: 1 chiếc
+ Đơn giá: 21.600.000đ (đã bao gồm thuế GTGT 8%)

Khi bàn giao hàng, Công ty Thiên Ưng đã xuất hóa đơn cho công ty Đại Phát như sau:



Đến ngày 20/03/2026, Công ty Thiên Ưng đã phát hiện ra hóa đơn điện tử số 2795 bị sai đơn giá

Cụ thể như sau:

Vì Công Ty Thiên Ưng sử dụng loại hóa đơn là hóa đơn giá trị gia tăng nên tại cột đơn giá sẽ ghi giá chưa bao gồm thuế GTGT

Mà theo thỏa thuận khi mua bán hàng thì: Đơn giá 21.600.000đ là đơn giá đã bao gồm thuế GTGT 8%

=> Phải tách thuế GTGT ra khỏi đơn giá này để ghi đơn giá lên hóa đơn GTGT:

Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 8% = Đơn giá đã bao gồm thuế GTGT / ( 1 + Thuế suất) = 21.600.000 / (1 + 8%) = 20.000.000đ (đây chính là đơn giá đúng để ghi vào cột đơn giá trên hóa đơn GTGT)

Khi đưa sai thông tin về đơn giá đã làm cho các chỉ tiêu khác như thành tiền, cộng tiền hàng, tiền thuế và tổng thanh toán bị sai theo

 
Cách xử lý hóa đơn điện tử lập sai số 2795 ngày 10/03/2026 như sau:

Vì hóa đơn viết sai số 2795: đã được cấp mã của cơ quan thuế và lỗi sai của hóa đơn là: đơn giá

Nên phải thực hiện xử lý hóa đơn điện tử viết sai số 2795 theo quy định tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bằng 1 trong 2 cách: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
 

=> Hai bên thống nhất xử lý hóa đơn viết sai số 2795 vào ngày 20/03/2026 bằng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh

Cụ thể từng bước như sau:

Bước 1: Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn:
 

Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót, rồi ký, cấp mã, gửi cho người mua:

Khi lập hóa đơn điều chỉnh bên bán cần thực hiện:

+ Ngày lập hóa đơn điều chỉnh: 20/03/2026

+ Xác định giá trị cần điều chỉnh: Vì đơn giá, thành tiền, cộng tiền hàng, tiền thuế, tổng thanh toán đang ghi sai cao hơn so với thỏa thuận => Nên phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm

(Điều chỉnh giảm sẽ ghi dấu âm)

+ Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số....... ký hiệu …....... số ......... ngày …...... tháng ......... năm ….....”.
 

------------------------------------------------------------