Hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ theo chế độ kế toán của Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026
1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Sổ Cái;
+ Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
DANH MỤC MẪU BIỂU SỔ SÁCH KẾ TOÁN
ÁP DỤNG CHO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ |
|
Số TT |
Tên sổ |
Ký hiệu |
|
1 |
Nhật ký - Chứng từ, các loại Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê |
S04-DN |
|
Gồm: - Nhật ký - Chứng từ từ số 1 đến số 10 |
S04a-DN |
|
|
(từ S04a1-DN đến S04a10-DN) |
|
- Bảng kê từ số 1 đến số 10 |
S04b-DN |
|
|
(từ S04b1-DN đến S04b10-DN) |
|
2 |
Sổ Cái (dùng cho hình thức Nhật ký-Chứng từ) |
S05-DN |
|
3 |
Sổ tiền gửi không kỳ hạn |
S08-DN |
|
4 |
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) |
S10-DN |
|
5 |
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa |
S11-DN |
|
6 |
Thẻ kho (Sổ kho) |
S12-DN |
|
7 |
Sổ tài sản cố định |
S21-DN |
|
8 |
Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng |
S22-DN |
|
9 |
Thẻ Tài sản cố định |
S23-DN |
|
10 |
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) |
S31-DN |
|
11 |
Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ |
S32-DN |
|
12 |
Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ |
S33-DN |
|
13 |
Sổ chi tiết tiền vay |
S34-DN |
|
14 |
Sổ chi tiết bán hàng |
S35-DN |
|
15 |
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh |
S36-DN |
|
16 |
Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ |
S37-DN |
|
17 |
Sổ chi tiết các tài khoản |
S38-DN |
|
18 |
Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên doanh |
S41a-DN |
|
19 |
Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên doanh |
S42a-DN |
|
20 |
Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết |
S41b-DN |
|
21 |
Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết |
S42b-DN |
|
22 |
Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu |
S43-DN |
|
23 |
Sổ chi tiết cổ phiếu mua lại của chính mình |
S44-DN |
|
24 |
Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán |
S45-DN |
|
25 |
Sổ theo dõi chi tiết vốn đầu tư của chủ sở hữu |
S51-DN |
|
26 |
Sổ chi phí đầu tư xây dựng |
S52-DN |
|
27 |
Sổ theo dõi thuế GTGT |
S61-DN |
|
28 |
Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại |
S62-DN |
|
29 |
Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm |
S63-DN |
|
|
Các sổ chi tiết khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp |
|
3. Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
3.1. Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (Mẫu số S02b-DN)
a) Nội dung:
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với Bảng Cân đối số phát sinh.
b) Kết cấu và phương pháp ghi chép:
Cột A: Ghi số hiệu của Chứng từ ghi sổ.
Cột B: Ghi ngày, tháng lập Chứng từ ghi sổ.
Cột 1: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ.
Cuối trang sổ phải cộng số lũy kế để chuyển sang trang sau.
Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu đối chiếu với Bảng Cân đối số phát sinh.
3.2. Sổ Cái (Mẫu số S02c1-DN và S02c2- DN)
a) Nội dung:
Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Số liệu ghi trên Sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên Bảng tổng hợp chi tiết hoặc các Sổ (thẻ) kế toán chi tiết và dùng để lập Bảng cân đối số phát sinh và Báo cáo Tài chính.
b) Kết cấu và phương pháp ghi Sổ Cái:
Sổ Cái của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.
Sổ Cái có 2 loại: Sổ Cái ít cột và Sổ Cái nhiều cột.
+ Sổ Cái ít cột: thường được áp dụng cho nhũng tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản.
Kết cấu của Sổ Cái loại ít cột (Mẫu số S02c1-DN)
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1,2: Ghi số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản này.
+ Sổ Cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ trên Sổ Cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng.
Kết cấu của Sổ Cái loại nhiều cột (Mẫu số S02c2-DN)
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu, ngày, tháng của Chứng từ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột E: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng.
- Cột 1,2: Ghi tổng số tiền phát sinh Nợ, phát sinh Có của tài khoản này.
- Cột 3 đến cột 10: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ, bên Có của các tài khoản cấp 2.
* Phương pháp ghi Sổ Cái:
- Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Hàng ngày, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Cái ở các cột phù hợp.
- Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau.
- Cuối tháng, (quý, năm) kế toán phải khoá sổ, cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, tính ra số dư và cộng lũy kế số phát sinh từ đầu quý, đầu năm của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng Cân đối số phát sinh và Báo cáo tài chính.