Hàng hóa hết hạn sử dụng, bị hỏng hạch toán như thế nào? Có được khấu trừ thuế GTGT không? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn sử dựng không dùng được theo quy định mới nhất năm 2026:
1. Về thuế TNDN:
Theo quy định tại khoản 9 của Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp thì:
Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. ..., doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
2. Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế đối với khoản chi thực tế phát sinh khác đáp ứng đủ điều kiện tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều này, bao gồm:
i) Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ, bao gồm:
i7) Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, hàng không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường do quy định của các luật chuyên ngành; chi phí hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy hàng tại điểm này bao gồm giá trị hàng hủy theo giá vốn của hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện (trừ phần trích lập dự phòng theo quy định (nếu có)) và chi phí liên quan đến hoạt động hủy hàng;
i8) Chi phí hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng. Chi phí hủy tài sản tại điểm này bao gồm giá trị còn lại trên sổ sách tại doanh nghiệp và chi phí liên quan đến hoạt động hủy tài sản;
Vậy là: Các khoản chi phí hủy hàng tồn kho như:
+ Chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, hàng không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường do quy định của các luật chuyên ngành; chi phí hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng.
+ Chi phí hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng
Là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
=======================
Hồ sơ của khoản chi phí khi xử lý hàng tồn kho hư hỏng, hết hạn
Thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 9, điều 3 của Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định chi tiết một số điều Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ ngày 12/3/2026 và áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025) như sau:
g) Đối với chi phí hủy hàng tồn kho hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị sử dụng, hàng không đủ điều kiện lưu thông trên thị trường do quy định của các luật chuyên ngành; chi phí hủy nguyên liệu, vật tư, linh kiện không còn nhu cầu sử dụng, hồ sơ gồm: Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp về việc hủy hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện; biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện do doanh nghiệp lập, trong đó ghi rõ nguyên nhân, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý đối với hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện nêu trên do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm; quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc tiêu hủy hàng hóa, nguyên liệu, vật tư, linh kiện; quyết định xử lý của Hội đồng xử lý;
h) Đối với chi phí hủy tài sản do hư hỏng không còn nhu cầu sử dụng, hồ sơ gồm: Quyết định của người có thẩm quyền tại doanh nghiệp về việc hủy tài sản; biên bản kiểm kê giá trị tài sản do doanh nghiệp lập, trong đó ghi rõ nguyên nhân hư hỏng, chủng loại, số lượng, giá trị, phương án xử lý tài sản do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm; quyết định thành lập Hội đồng xử lý việc hủy tài sản; quyết định xử lý của Hội đồng xử lý;
i) Đối với chi phí hủy phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, sản xuất, hồ sơ gồm: Biên bản xác định việc hủy phế liệu, phế phẩm do doanh nghiệp lập và được đại diện hợp pháp của doanh nghiệp xác nhận, ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
2. Về thuế GTGT:
Theo khoản 1 điều 23 của Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng:
Chương III
KHẤU TRỪ, HOÀN THUẾ
Mục 1. NGUYÊN TẮC KHẤU TRỪ THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG ĐẦU VÀO
Điều 23. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng
1. Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng được khấu trừ toàn bộ kể cả thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển.
Cơ sở kinh doanh phải có đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh các trường hợp tổn thất không được bồi thường để khấu trừ thuế. Trường hợp pháp luật có quy định về định mức hao hụt tự nhiên thì cơ sở kinh doanh được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa thực tế hao hụt tự nhiên không vượt quá định mức hao hụt theo quy định, số thuế giá trị gia tăng đầu vào của số lượng hàng hóa vượt định mức hao hụt không được khấu trừ thuế.
Như vậy: Đối với thuế giá trị gia tăng đầu vào không được bồi thường của hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng bị tổn thất, hàng hóa bị hao hụt tự nhiên do tính chất lý hóa trong quá trình vận chuyển => Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
3. Cách hạch toán hàng hóa hết hạn sử dụng, hư hỏng phải hủy:
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thì:
Tổng quan:
+ Đối với phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát, doanh nghiệp phải tính ngay vào giá vốn hàng bán (sau khi trừ đi các khoản bồi thường, nếu có).
+ Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tiêu hao vượt mức bình thường, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ vào giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất, doanh nghiệp phải tính ngay vào giá vốn hàng bán (sau khi trừ đi các khoản bồi thường, nếu có) kể cả khi sản phẩm, dịch vụ chưa được xác định là tiêu thụ.
Cụ thể:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vượt trên mức bình thường hoặc hao hụt được tính ngay vào giá vốn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 621 - Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp.
- Nếu giá trị vật tư, hàng hóa hao hụt trong phạm vi định mức, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156.
- Nếu xác định có người phải chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Có các TK 111, 112, 152, 153, 155, 156,...
Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có các TK 111, 152, 153, 155, 156,...
- Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 - Chi phí khác (Tiền, phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào chi phí khác của doanh nghiệp)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381).
Vật tư, hàng hóa, TSCĐ mua vào bị tổn thất do thiên tai, hoả hoạn, bị mất, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế. Nếu thuế GTGT đầu vào của số tài sản này không được khấu trừ:
+ Nếu chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
+ Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền về số thu bồi thường của các tổ chức, cá nhân, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 334,... (số thu bồi thường)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu được tính vào chi phí)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu xác định được nguyên nhân và có quyết định xử lý ngay).
Kế toán xử lý khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với vật tư, hàng hóa bị hủy bỏ do hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng, không còn giá trị sử dụng, ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (số được bù đắp bằng dự phòng)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (nếu số tổn thất cao hơn số đã lập dự phòng)
Có các TK 152, 153, 155, 156,...
Việc hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích lập đối với hàng tồn kho có thể được ghi nhận ngay cho từng giao dịch tại thời điểm hàng tồn kho bị hủy bỏ hoặc khi xác định số trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào cuối mỗi kỳ kế toán nhưng phải nhất quán theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Chi tiết về cách hạch toán TK 229 thì Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo tại đây:
==================
Kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công!
Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế, kỹ năng quyết toán thuế có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán thuế chuyên sâu.