Hướng dẫn cách xử lý khi phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Mọi trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ đều phải truy tìm nguyên nhân. Căn cứ vào "Biên bản tổng hợp kiểm kê TSCĐ" và kết luận của Hội đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời, theo từng nguyên nhân cụ thể:
a) TSCĐ phát hiện thừa:
Mọi trường hợp phát hiện thừa TSCĐ bất kỳ ở khâu nào trong kinh doanh phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân. Doanh nghiệp căn cứ vào nguyên nhân đã được xác định để xử lý và hạch toán:
- Nếu TSCĐ thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa (do nhầm lẫn khi cân, đo, đếm, quên ghi sổ,...) để ghi sổ kế toán. Nếu TSCĐ thừa khi kiểm kê xác định được ngay là của các doanh nghiệp khác thì phải báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản đó biết. Doanh nghiệp không ghi tăng TSCĐ và không ghi vào bên Có Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác mà mở sổ chi tiết theo dõi TSCĐ thừa và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Nếu TSCĐ thừa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, phản ánh giá trị TSCĐ thừa chưa xác định được nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381).
+ Khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý TSCĐ hữu hình thừa chưa rõ nguyên nhân, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381)
Có các tài khoản liên quan.
b) TSCĐ phát hiện thiếu:
Mọi trường hợp phát hiện thiếu hụt, mất mát TSCĐ ở bất kỳ khâu nào trong quá trình hoạt động kinh doanh đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân.
Doanh nghiệp căn cứ vào quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền theo từng nguyên nhân gây ra để xử lý và ghi sổ kế toán:
- Nếu TSCĐ phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thiếu (do nhầm lẫn, quên ghi sổ,...) để ghi sổ kế toán.
- Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu có quyết định xử lý ngay: Căn cứ "Biên bản xử lý TSCĐ thiếu" đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, doanh nghiệp phải xác định chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ đó làm căn cứ ghi giảm TSCĐ và xử lý vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. Tùy thuộc vào quyết định xử lý, ghi:
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn lũy kế)
Nợ các TK 111, 112, 334, 138 (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình.
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động phúc lợi:
(+) Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn lũy kế)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
(+) Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 1388 (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương của người lao động)
Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi.
- Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu nhưng chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh:
(+) Phản ánh giảm TSCĐ đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn lũy kế)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
(+) Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (thu được tiền bồi thường)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương của người lao động)
Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp chịu tổn thất)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381).
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động phúc lợi:
(+) Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211- TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
(+) Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của TSCĐ thiểu vào Tài khoản 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi.
(+) Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý ghi:
Nợ các TK 111, 334,...
Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
===================
Công ty đào tạo Kế Toán Thiên Ưng mời bạn tham khảo thêm bài viết: