Quy định về phụ cấp tiền điện thoại cho nhân viên: Phụ cấp tiền điện thoại có chịu thuế TNCN hay được miễn thuế TNCN? Có đóng BHXH? Có được trừ khi tính thuế TNDN? Phụ cấp tiền điện thoại tối đa lào bao nhiêu?
Bài viết này Kế toán Thiên Ưng xin trích các văn bản quy định về khoản phụ cấp tiền điện cho người lao động và cách hạch toán.
--------------------------------------------------------------------------------------
1. Phụ cấp tiền điện thoại được trừ khi tính thuế TNDN:
- Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC của Bộ tài chính quy định:
"Điều 4. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
2.6. Chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
b) Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
c) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi"
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Như vây:
- Nếu công ty có chi tiền phụ cấp điện thoại cho người lao động để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, nếu có hóa đơn, chứng từ hợp pháp ghi tên, địa chỉ, mã số thuế Công ty thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Trường hợp Công ty khoán chi tiền điện thoại cho người lao động => Phải được quy định cụ thể ĐIỀU KIỆN HƯỞNG và MỨC HƯỞNG tại hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của công ty thì các khoản chi này được xác định là chi phí tiền lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
|
(Khoán chi tức là công ty khống chế 1 mức nhất định trong 1 thời gian nhất định (tháng),
NLĐ sẽ chủ động chi tiêu trên mức khoán chi đó. Mức khoán chi này sẽ được thỏa thuận trên hợp đồng lao động và tính ra số hưởng thực tế trên bảng lương)
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Khi chi tiền phụ cấp Điện thoại (khoán chi) phải lập phiếu chi:
"Căn cứ các quy định trên, trường hợp theo Bà trình bày Công ty có khoán chi tiền điện thoại, xăng xe cho người lao động, nếu mức khoán chi này thực hiện theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản khoán chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi."
(Công văn số 6608/CT-TTHT ngày 6/7/2018 của Cục Thuế TP. HCM)
----------------------------------------------------------------------
Cách hạch toán tiền phụ cấp điện thoại cho nhân viên:
- Khi tính lương (Khi xác định số tiền điện thoại phụ cấp cho nhân viên)
Nợ TK 641/642/622/627... - Tùy vào việc Nhân viên đó làm việc cho bộ phận nào mà các bạn hạch toán vào Chi phí tương ứng nhé.
Có các TK 334.
- Khi chi trả phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động
Nợ TK 334
Có TK 111, 112: Số tiền lương thực tế đã chi trả
------------------------------------------------------------------------
2. Phụ cấp tiền điện thoại có tính thuế TNCN không?
- Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN bao gồm:
“đ.4) Phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,... cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước. Mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế đối với một số trường hợp như sau:
đ.4.1) Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.
đ.4.2) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
đ.4.3) Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.”
Nhưng hiện nay các các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp không có quy định cụ thể về mức khoán chi đối với khoản tiền điện thoại
Do vậy khoản tiền điện thoại sẽ do doanh nghiệp quy định và thỏa thuận với người lao động. DN căn cứ vào tình hình thức tế tại DN để xây dựng trong quy chế tài chính, quy chế lương thưởng cho phù hợp
Ví dụ: 1 bạn nhân viên kế toán, thường xuyên ngồi ở văn phòng và có 1 điện thoại bàn dùng chung cho phòng kế toán.
- 1 bạn nhân viên kinh doanh, thường xuyên đi thị trường nên phải liên lạc nhiều bằng điện thoại di động cá nhân.
=> Thì các bạn có thể xây dựng cho 2 bạn ở mức khác nhau.
Theo các công văn của Tổng cục Thuế: Công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017, Công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/3/2016 V/v hướng dẫn về thuế TNCN đối với tiền công tác phí, tiền điện thoại thì:
- Tiền điện thoại Sẽ được miễn thuế TNCN nếu đáp ứng được các điều kiện sau:
+ Được ghi cụ thể về mức được hưởng và điều kiện được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính; Quy chế thưởng…
+ Mức chi tiền điện thoại cho người lao động đúng với mức khoán chi đã thỏa thuận hoặc đã quy định tại một trong các hồ sơ nêu trên (Không chi cao hơn mức khoán chi đã thỏa thuận hoặc đã quy định)
- Trường hợp doanh nghiệp chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi đã quy định đó sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
Ví dụ: Anh Trần Văn Hòa ký hợp đồng lao động 36 tháng với công ty Kế Toán Thiên Ưng, trên hợp đồng thỏa thuận: tiền phụ cấp điện thoại là 500.000đ/tháng.
* Tháng 1: Nhân viên C được trả tiền phụ cấp điện thoại là: 450.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại được miễn thuế TNCN: 450.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại bị tính thuế TNCN: = 0
* Tháng 2: Nhân viên C được trả tiền phụ cấp điện thoại là: 500.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại được miễn thuế TNCN: 500.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại bị tính thuế TNCN: = 0
* Tháng 2: Nhân viên C được trả tiền phụ cấp điện thoại là: 600.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại được miễn thuế TNCN: 500.000đ
+ Số tiền phụ cấp điện thoại bị tính thuế TNCN: = 600.000đ – 500.000đ = 100.000đ
-----------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------
Kế Toán Thiên Ưng mời các bạn tham khảo thêm 1 số công văn dưới đây:
Theo công văn 1166 /TCT-TNCN ngày 21/3/2016 của Tổng cục thuế:
- Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân: Trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
- Trường hợp đơn vị chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
---------------------------------------------------------------------------------------------------
Theo Công văn 69792/CT-TTHT ngày 10/11/2016 của Cục thuế TP Hà Nội gửi Cổng thông tin điện tử - Bộ Tài chính, quy định cụ thể như sau:
"Căn cứ quy định nêu trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời Độc giả theo nguyên tắc như sau:
- Trường hợp Công ty của Độc giả có khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại,... cho người lao động phù hợp với mức khoán chi quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì Công ty được tính khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
- Người lao động nhận khoản chi trong mức khoán của Công ty thì không phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Trường hợp Công ty chi cho người lao động cao hơn mức khoán chi thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
--------------------------------------------------------------------------------------------------
Công văn số 35220/CTHN-TTHT ngày 17/9/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội
"Trường hợp Công ty áp dụng hình thức khoán chi phụ cấp tiền điện thoại cho người lao động được ghi cụ thể Điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồngquản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, nếu mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN thì khoản khoán chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN"
-------------------------------------------------------------------------------------------
Công văn số 56767/CT-TTHT ngày 19/7/2019 của Cục Thuế TP. Hà Nội
Về khoản phụ cấp tiền điện thoại:
- Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động trong mức khoán chi quy định thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
- Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN.
-------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Phụ cấp tiền điện thoại có đóng BHXH không?
Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH
"Tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không bao gồm:
- Các chế độ và phúc lợi khác như thưởng theo quy định tại Điều 104 của Bộ luật Lao động, tiền thưởng sáng kiến;
- Tiền ăn giữa ca;
- Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
- Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động quy định tại tiết c2 điểm c khoản 5 Điều 3 của Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH.”.
Như vậy: Phụ cấp tiền điện thoại Không phải đóng BHXH.
--------------------------------------------------------------------------
Công ty kế toán Thiên Ưng xin chúc các bạn thành công.
Các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn về thuế TNCN như: Cách tính thuế, kê khai thuế tháng/quý, đăng ký MST cá nhân, người phụ thuộc... Quyết toán thuế cuối năm ...
=> Có thể có tham gia: Lớp học kế toán thuế thực tế chuyên sâu.
--------------------------------------------------------------------------
